Agenten bereiten die Arbeit vor. Ihre Leute geben sie frei.
Opgate steuert den gesamten Einkauf, von der ersten Anfrage bis zur bezahlten Rechnung. Agenten übernehmen die Fleißarbeit und Ihr Team trifft die Entscheidungen, nach Regeln, die Sie festlegen. So sieht jede Phase aus.
So funktioniert es
Verbinden, was Sie haben
Ihr ERP, Ihr Postfach und Ihre Tabellen. Die Daten müssen vorher nicht sauber sein, und es gibt keine sechsmonatige Einführung.
Agenten übernehmen die Fleißarbeit
Anfragen, Angebote, Bestellungen und Dokumente, vorbereitet und bereit für eine Entscheidung, statt Ihrer Zeit.
Ihr Team entscheidet
Eine Liste, nach Ihren Freigaberegeln. Freigegebene Änderungen werden zurück in die Systeme geschrieben, die Sie bereits nutzen.
Finden und vergleichen
Agenten entwerfen Anfragen an die von Ihnen gewählten Lieferanten und haken die Antworten für Sie nach. Kommen Angebote zurück, werden sie auf eine Achse normalisiert: Einheiten, Incoterms und Lieferzeit angeglichen, damit das günstigste Angebot wirklich das günstigste im Besitz ist.
- Anfragen an die von Ihnen gewählten Lieferanten entwerfen
- Späte und unvollständige Antworten nachhaken
- Jedes Angebot auf den Stückpreis normalisieren
- Angebote mit dem Geldbetrag dahinter ordnen
Auslösen und bestätigen
Die Bestellung wird direkt aus dem Siegerangebot entworfen und nach Ihren Freigaberegeln an die richtige Person geleitet. Sobald sie freigegeben ist, wird sie zurück in Ihr ERP geschrieben. Niemand tippt sie erneut.
- Die Bestellung aus dem gewählten Angebot entwerfen
- Zur Freigabe weiterleiten
- Die freigegebene Bestellung zurück ins ERP schreiben
- Einen vollständigen Nachweis führen, wer was freigegeben hat
Verfolgen und prüfen
Agenten überwachen Auftragsbestätigungen und Liefertermine, haken Fehlendes nach und gleichen jede eingehende Rechnung mit Bestellung und Wareneingang ab, bevor jemand zahlt. Ein Preis, der nicht passt, wird markiert, nicht bezahlt.
- Bestätigungen und Liefertermine überwachen
- Fehlende Bestätigungen automatisch nachhaken
- Rechnung mit Bestellung und Wareneingang abgleichen
- Jede Preis- oder Mengenabweichung vor der Zahlung markieren
Beobachten und warnen
Im Hintergrund verfolgen Agenten Preis- und Lieferzeitabweichungen über Ihre Lieferanten und prüfen neue anhand von Handelsregistern, Finanzdaten, Gerichtsdaten und Nachrichten. Probleme tauchen als geordnete Warnungen auf, nicht als Überraschungen.
- Preis- und Lieferzeitabweichungen überwachen
- Neue Lieferanten vor der Bindung prüfen
- Risiken als geordnete Warnungen aufzeigen
- Die Lieferantenhistorie an einem Ort halten
Nichts erreicht einen Lieferanten ohne einen Menschen.
Jede Nachricht und jede Änderung wartet auf Freigabe, und jeder Schritt wird protokolliert. Die Agenten nehmen die Fleißarbeit ab. Ihr Team behält die Entscheidungen.
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